El formato en el que guardamos los archivos es importante.
Un formato propietario nos hace depender de una determinada marca comercial, que podría desaparecer al cabo del tiempo y su formato desaparecer como estándar.
Un archivo digital que guardamos en lo que creemos un formato válido actualmente, podría no ser reconocido en el largo plazo.
Actualmente existen formatos muy extendidos que son propietarios, lo que puede suponer que dejen de tener soporte y no recibir actualizaciones quedando obsoletos.
Para que los documentos sean accesibles, ahora y en el futuro, deberían ser guardados en formatos estándar, libres, no propietarios.
Es muy importante conservar o escanear los documentos en un formato digital que garantice su perdurabilidad.
El formato PDF/A es válido para la preservación a largo plazo de documentos digitales.
Este formato sigue un estándar internacional y está libre de derechos, por lo que no hay que confundirlo con el formato PDF de uso común, que es propiedad de Adobe®.
Una característica de los documentos en formato PDF/A es el de estar completamente auto-contenidos, es decir, todo lo necesario para mostrar el documento debe estar presente en el mismo archivo.
Esto incluye, además del contenido propiamente dicho, como texto, imágenes y gráficos, las fuentes utilizadas, y la información de color.
No está permitido para un documento PDF/A el depender de fuentes o enlaces externos.
No está permitido el uso de audio y de vídeo.
No está permitido el uso de JavaScript o la ejecución de archivos.
Todas las fuentes deben estar integradas y no deben presentar restricciones.
Espacios de color deben ser independientes del dispositivo.
No se permite el uso de cifrado.
Es obligatorio el empleo de metadatos estándar.
El formato PDF/A también permite incluir una verificación de firma electrónica.
El formato PDF/A puede contener enlaces indexados a otras partes del mismo documento.